پروف ریدینگ یا Proofreading یکی از مراحل بسیار مهم در نگارش محتوای علمی است که در زبان فارسی به آن نمونه‌خوانی می‌گویند. نمونه‌خوانی که مرحله‌ای از ویراستاری است، به معنای خواندن متن نهایی و اصلاح غلط‌های املایی، تایپی، گرامری و رفرنس‌دهی‌ها و همچنین تطبیق محتوا با قالب نگارشی آن است. نمونه‌خوانی در زیبایی و رسایی متن نقش موثری دارد و با شفاف‌تر کردن پیام نویسنده به انتقال مفاهیم آن به خوانندگان کمک شایانی می‌کند.
نمونه‌خوانی در مقابل ویرایش
در فرایند بازبینی هر متنی، نمونه‌خوانی و ویرایش دو امر کاملا مجزا هستند. ویرایش شامل ایجاد تغییراتی اساسی در متن از نظر زبان و قواعد است. اما در نمونه‌خوانی به رفع اشتباهات جزئی و نبود انسجام در محتوا پرداخته می‌شود.
گاهی‌اوقات، برخی متون قبل از ورود به مرحله نمونه‌خوانی بارها اصلاح می‌شوند و ویرایش روی‌شان صورت می‌گیرد. در ادامه به تعدادی از گام‌های رایج در فرایند ویرایش اشاره می‌شود:
۴ مرحله ویرایش و نمونه‌خوانی
- قدم نخست: محتوای ویرایش
در گام نخست باید پیش‌نویس یک کار ویراسته شود و در مسیر این کار شاید نیاز باشد که چیزهایی اضافه یا از متن کم شود.
- قدم دوم: ویرایش خطی
در این بخش باید زبان ارتباطی متن برای نگارش داستان‌ها، ایده‌ها و بحث‌های موجود در محتوا اصلاح شود و یک‌دستی و انسجام در متن به وجود بیاید.
- قدم سوم: ویرایش چارچوبی
در گام سوم از ویرایش باید به سراغ اصلاح قواعد دستوری، رفع مشکل یک‌دست‌نبودن سبک نوشتار و ایجاد انسجام در آن رفت. اگر هم محتوا چیزی شبیه مقاله‌ای علمی است، باید ساختارش را مطابق ژورنال یا بستری آماده کرد که می‌خواهد در آن انتشار پیدا کند.
- قدم چهارم: نمونه‌خوانی
در بخش نمونه‌خوانی باید متن به‌دقت دوباره خوانده شود تا نبود انسجام، اشکالات املایی یا هر چیز دیگری که از نظر جا مانده است، به‌خوبی پیدا و رفع شود. این دیگر آخرین فرصت برای پاک‌سازی محتوا از هرگونه ایراد است.
آیا اجرای تمام مراحل بالا لازم است؟
همه‌چیز وابسته به نوع و اندازه متن و محتواست. گاهی اصلا لازم نمی‌شود که تمام مراحل بالا اجرا شوند. البته اهتمام‌داشتن به اجرایشان می‌تواند راه‌گشا باشد و متنی تمیز و درست به شما ارائه دهد. در روند سنتی نشر و چاپ، هر بخش کار ویرایش کاملا مشخص است و هر کس وظیفه رسیدگی به بخشی از آن را عهده‌دار می‌شود. در نهایت هم باید نمونه‌خوانی حضور داشته باشد تا با رفع نواقص، کاری بی‌اشتباه تحویل بدهد. برخی هم تمام موارد گفته‌شده را با هم ترکیب می‌کنند و در قالب ویرایش-نمونه‌خوانی همه چیز را سرهم‌بندی می‌نمایند.
نکات مهم در نمونه‌خوانی
برای نگارش متون روزانه هم نیاز است تا به توانایی نمونه‌خوانی مجهز باشید. فرقی نمی‌کند که خواهان نگارش چه نوع متنی هستید اما در هر حال، نیاز به تکنیک‌هایی دارید که به کمک آنها، ارزش کارتان بالا و بالاتر می‌رود:
متن نوشته خود را ویرایش کنید
قبل از اینکه وارد مرحله نهایی نمونه‌خوانی شوید، باید از ویراسته‌بودن متن مطمئن باشید. در نمونه‌خوانی دیگر جای ایجاد اصلاحات ریشه‌ای نیست. پس اگر به دنبال تغییراتی در محتوا هستید و مثلا می‌خواهید که بخشی را اضافه یا کم کنید، قبل از ورود به دنیای نمونه‌خوانی ترتیب این کار را بدهید.
از متن فاصله بگیرید
زمانی که ساعت‌ها با یک متن در ارتباط قرار دارید، دیگر برایتان تشخیص مشکلات موجود در آن دشوار می‌شود. قبل از اینکه وارد مرحله نمونه‌خوانی شوید، باید کمی از محتوا فاصله بگیرید. دست‌کم یک تا دو روز برای فاصله‌گرفتن از متن لازم است. اما اگر وقت کافی در اختیار ندارید، فاصله‌گرفتن نیم‌ساعته از متن و بازگشت مجدد برای دیدن اشکالات احتمالی جامانده از نگاه هم کافی خواهد بود.
با صدای بلند بخوانید
زمانی که اقدام به نمونه‌خوانی می‌کنید، متن و محتوا را با صدایی بلند بخوانید تا اشتباهات احتمالی کار راحت‌تر برایتان مشخص و محرز شود.
فقط روی کار متمرکز شوید
زمانی که نمونه‌خوانی می‌کنید باید چندین و چند بار از روی یک متن بخوانید. پس تلاش کنید که تمرکزتان را فقط به خواندن و اصلاح متن بدهید و از هرگونه حواس‌پرتی و انجام کارهای دیگر بپرهیزید. در این صورت است که می‌توانید تمام اشکالات احتمالی را رفع نمایید.
متن را چاپ کنید
یکی از روش‌هایی که به شما کمک می‌کند تا راحت‌تر با اشتباهات احتمالی موجود در متن آشنا شوید، چاپ‌کردن آن است. با مرور نسخه چاپی دیگر به‌سادگی متوجه هر اشکالی خواهید شد.
از نرم‌افزارها کمک بگیرید
می‌توانید از نرم‌افزارهای گرامری هم کمک بگیرید. این نرم‌افزارها املا و اشکالات دستوری را در متنی که دارید تصحیح می‌کنند. البته نباید تمام و کمال به برنامه‌های ویرایشی الکترونیکی اعتماد داشت. در هر حال، وجود نسخه‌ای از آنها در دم دست‌تان فکر خوبی است.
از اشتباهات‌تان درس بگیرید
همیشه سعی کنید که از اشتباهات‌تان درس بگیرید. اگر از اشتباهات موجود در نوشتار خود درس عبرت بگیرید، اشکالات احتمالی‌تان در دفعات بعدی تکرار نخواهد شد و به مرور زمان، متن‌هایی عاری از ایرادات گوناگون می‌نویسید.
زمانی که نمونه‌خوانی می‌کنید به نکات زیر هم توجه داشته باشید:
- نکات و علائم نگارشی را رعایت کنید؛
- طوری از علائم نگارشی استفاده کنید که امکان خواندن عبارات و کلمات از روی سوتفاهم به حداقل برسد؛
- دقت کنید که نوع فونت و انسجام متن در بخش‌های مختلف کار کاملا یکسان و البته صحیح باشد؛
- اعداد، شکل‌ها و نمودارهای موجود در هر متنی را هم اصلاح کنید.
انتخاب سرویسی برای نمونه‌خوانی
اگر به خودتان اعتماد کافی ندارید و در حال آماده‌سازی متنی هستید که بسیار حساس و مهم است، به سراغ موسساتی بروید که خدمات ویرایش و نمونه‌خوانی را انجام می‌دهند. هم می‌توانید از خدمات افراد فریلنسر بهره‌مند شوید و هم می‌توانید کارتان را به شرکت‌های رسمی بسپارید.
فقط به نمونه‌خوان نیاز دارید یا ویرایشگر؟
بسیاری از شرکت‌ها هستند که خدمات ویرایش یا نمونه‌خوانی را با هم تلفیق می‌کنند. برخی هم هرطور شده است به رعایت اصول قواعدی و… می‌پردازند. ببینید که نیازتان برای یک محتوا چیست و از روی آن شرکت و خدمات موردنیاز را پیدا کنید.
نیاز به نمونه‌خوان حرفه‌ای و متخصص دارید؟
هر متنی ویژگی‌های مخصوص به خود را دارد. پس نگاه کنید و ببینید که در چه زمینه‌ای تولید محتوا کرده‌اید و در صورت نیاز از نمونه‌خوانی حرفه‌ای کمک بگیرید. یعنی کسی که با قواعد ویرایش و محتوای علمی متن آشناست.
نمونه‌خوانی چقدر طول می‌کشد؟
نمی‌توان به طور دقیق گفت که هر متنی چقدر زمان برای ویرایش و نمونه‌خوانی نیاز دارد. بنا به نوع محتوا این مقدار می‌تواند کاملا متفاوت باشد و هر متنی به شیوه‌ای مخصوص به خود طول بکشد. اگر قرار است که کارتان را شرکت یا یک فرد انجام بدهد، حتما درباره مدت‌زمانی که کنار می‌گذارید، دقت عمل به خرج بدهید. توافقات لازم برای دریافت محتوا در موعدی مقرر را پیگیری کنید.
شناسایی کیفیت سرویس‌های آنلاین ویرایش
اگر می‌خواهید که کار ویرایش و نمونه‌خوانی متن‌تان را به یک شرکت یا یک فرد بسپارید، باید نگاهی به خدمات کیفی‌شان داشته باشید. برای مثال:
- نظرات کاربران قبلی درباره خدمات آنها؛
- مدارک و اسناد رسمی که نشان بدهد افراد متخصصند؛
- مدیریت تجربه مشتریان و روابط عمومی سازمان را هم دریابید.
تفاوت‌های پروف ریدینگ و ویرایش
بسیاری از شما شاید وظایف ویراستار و نمونه‌خوان را ندانید و حتی تاکنون فکر می‌کردید که ویراستاری و نمونه‌خوانی یک تخصص هستند، اما این دو تخصص با هم فرق دارند و از ویرایش تا نمونه‌خوانی مراحلی باید طی شود. تفاوت‌های اصلی Proofreading و ویرایش به صورت خلاصه و ساده بدین شرح است:
- ویرایش از نخستین نسخه متن آغاز می‌شود، اما نمونه‌خوانی فقط روی نسخه نهایی انجام می‌شود.
- ویراستار ویژگی‌های اصلی محتوا را بررسی می‌کند و موجب ارتقای کیفیت آن می‌شود، اما پروف ریدر اشکالات متن را برطرف می‌کند.
- اصلاحات ویراستار برای خوانایی، شفافیت و روان شدن متن است، اما اصلاحات نمونه‌خوان برای برطرف شدن غلط‌های املایی، گرامری، تایپی و… انجام می‌شود.
- در ویرایش احتمال دارد تعداد کلمات متن تغییر کند و کاهش یا افزایش یابد، اما در پروف ریدینگ کلمات کم و زیاد نمی‌شود.
- ویراستار لازم است با نویسندگان و گاهی با ناشر در ارتباط باشد، اما نمونه‌خوان به این نوع ارتباط‌ها نیازی ندارد.
- ویرایش زمانبر است، اما نمونه‌خوانی زمان کمتری لازم دارد و سریع‌تر انجام می‌شود.
- ویرایش تعاریف مختلفی دارد، اما نمونه‌خوانی تعریفی کلی دارد و قانونی جهانی است.